PPK Loki

PPK Loki tarjoaa blogin hengessä asiaa ja ajatuksia työhyvinvoinnin ja tuottavuuden teemoista, ilmiöistä ja keinoista.

Nro 5

Jos kiire on normaali olotila, jokin on pielessä.

Kuka ottaa vastuun kiireestä? Yrittäjä tuntee usein voimattomuutta työtehtäviensä edessä. Aikaa on rajallisesti, ja eräpäivät paukkuvat. Päivät hujahtavat käytännön töissä, jolloin kehittämiselle tai organisoinnille ei jää aikaa. Kierrettä on vaikea katkaista: sesongin jälkeen vastaan tulee väsymys, josta toivutaan seuraavaan sesonkiin saakka.

Kiirettä on helppo syyttää. Ei ole mukavaa myöntää, että se on usein omista toimintatavoista johtuvaa. Kiirettä voidaan yleensä helpottaa, jos syyt suostutaan näkemään. Syitä voivat olla liian lyhyt työaika tai liian vähäinen työntekijämäärä, työtehtävien väärä järjestys tai puutteellisuus työtehtävien tärkeyden arvioinnissa. Olisiko työvälineitä tai työpistettä mahdollista päivittää toimivammiksi? Jäävätkö työt viime tippaan saamattomuuden vuoksi? Keskeyttääkö asiakaspalvelutilanne toimistotyöt?

Työterveyslaitoksen mukaan merkittävä osa työtapaturmista sattuu kiireessä. Kiire lisää stressiä, jolloin ihminen tuntee itsensä jännittyneeksi, levottomaksi ja hermostuneeksi. Stressi aiheuttaa univaikeuksia. Lisäksi kiireestä johtuvat virheet ja laatupoikkeamat ovat yleisiä. Virheet taas poikivat lisää kiirettä.

Yrittäjän lisäksi kiire voi kiusata työntekijää. Kiire on huolestuttavaa, jos se johtuu siitä, ettei työntekijä tiedä, mitä häneltä odotetaan ja mikä on hänen tehtävänsä ja vastuunsa suhteessa muuhun yhteisöön. Huono kiire on jatkuvaa ja lisääntyvää, eikä rauhallisia jaksoja ole lainkaan. Myös byrokratia, vääränlainen työympäristö, huonot välineet tai kankeat käytännöt hidastavat työntekoa ja aiheuttavat kiirettä. Priorisoinnissa voi olla ongelmia. Esimies voi olla ongelman ydin, jos hän ei osaa arvioida, mitkä tehtävät ovat ensisijaisen tärkeitä ja mitkä voidaan hoitaa rauhallisemman jakson aikana. Voi myös olla, ettei taukoja ehditä pitää lainkaan ja työpäivät venyvät. Kiire aiheuttaa lisäksi riittämättömyyden tunnetta, jos työntekijä ei ehdi tehdä työtään niin hyvin kuin haluaisi. Joskus myös positiivisen palautteen puuttuminen voi lisätä kiireisen työntekijän stressiä.

Kokonainen organisaatio saattaa elää kiirekulttuurissa. Silloin kiireestä on tullut normaalia tai jopa tavoiteltavaa. Kiire sekoitetaan usein tehokkuuteen, vaikka stressaantuneena juoksentelu ei välttämättä tarkoita sitä, että saadaan paljon aikaan. Kiire voidaan pysäyttää koko organisaation voimin, yhdessä. Työyhteisössä pitäisikin välillä pysähtyä miettimään, onko kaikkien työtehtävät selkeästi määritelty, onko tehtävien työjärjestys selvä kaikille, kannustetaanko työyhteisössä avoimuuteen ja kertomaan häiriötä tuottavista ongelmista ja ratkotaanko ongelmia yhdessä?

Kun kuormittuneisuus vähenee, tuottavuus ja työhyvinvointi kasvavat. Kiirettä tunnistettaessa tavoitteet ja työnkuvat sekä vastuualueet yleensä selkiytyvät. Kiirettä voidaan lähteä purkamaan pienin askelin. Täysimittaista toimintataparemonttia ei tarvitse tehdä kerralla, vaan kehitystyö voi edetä pikkuhiljaa. Ensimmäinen ja vaikein askel on myöntää, että työtavoissa on parannettavaa. Kiireen kierteestä voidaan pyrkiä irrottautumaan ainakin seuraavia asioita tarkastelemalla:

§ ajankäyttö

§ työn organisointi

§ priorisointi

§ työkalujen ja järjestelmien tarkoituksenmukaisuuden pohtiminen

§ työntekijöiden määrä

§ tiedonkulun tehostaminen

Kaikki kiire ei kuitenkaan ole pahasta. Työn imu voi myös ajoittain näyttäytyä kiireenä, mutta se ei kuluta samalla tavalla. Hyvän kiireen vallitessa stressi helpottaa ainakin ajoittain. Hyvä kiire johtuu motivoituneen työntekijän omasta tahdosta, jos ihminen on idearikas ja sitoutunut työhönsä. Kiire voi myös johtua siitä, että vastuuta ja haasteita on ajoittain paljon. Hyvässä kiireessä työssä säilyy kuitenkin mielekkyys, jolloin kiireen tunteeseen liittyvät onnistumisen kokemukset. Hyvä kiire on lyhytkestoista ja väliaikaista; välillä tulee myös rauhallisempia jaksoja. Kiireisenäkin aikana yrittämisen arvostaminen, positiivinen palaute ja kiitos auttavat jaksamaan.

Mirva Akkanen

projektisuunnittelija

Lähteet:

https://www.tjs-opintokeskus.fi/sites/default/files/Kehittaminen/kiireen_vahentaminen.pdf

https://www.ttl.fi/wp-content/uploads/2017/01/Kiireen-hallinta-parantaa-tyoturvallisuutta.pdf

https://www.ttl.fi/blogi/aikaa-ei-voi-hallita-mutta-kiiretta-voi/

Aiemmin julkaistut Lokit

Takaisin etusivulle